Beim Sommerfest stehen plötzlich Vertrieb, Werkstatt und Buchhaltung
gemeinsam vor der Kamera. Gerade darin liegt der Reiz einer Fotobox auf einem
Firmenevent. Im Unternehmen tauchen allerdings Fragen auf, die bei einer
privaten Feier kaum jemand vorher stellt: Blockiert eine Warteschlange den
Eingang? Wie viel Logo verträgt der Ausdruck? Und wer darf die Bilder nach dem
Abend verwenden? Diese Punkte gehören vor dem Aufbau auf den Tisch.
Was soll mit den Bildern passieren?
Die Ausstattung richtet sich danach, was die Bilder leisten sollen. Geht es
vor allem um eine lockere Aktivität für die Belegschaft, reichen eine einfache
Bedienung und ein passender Hintergrund. Sollen Ausdrucke als Erinnerung
mitgenommen werden, muss die Nachfüllung des Druckmaterials geklärt sein. Werden
die Aufnahmen für interne Kommunikation oder einen Eventrückblick erwogen, muss
bereits vor der Nutzung transparent sein, was tatsächlich vorgesehen ist.
Problematisch wird es, wenn die Fotobox gleichzeitig Gewinnspiel,
Datensammlung und Marketingaktion sein soll und niemand das auf Anhieb erkennt.
Ein klarer Zweck macht die Auswahl der Technik leichter und verkürzt auch den
Hinweistext am Gerät.
Die Schlange gehört nicht vor den Eingang
Ein Platz direkt am Eingang zieht zwar Aufmerksamkeit auf sich, kann aber
die Anmeldung blockieren. Neben dem Buffet entstehen ebenfalls schnell enge
Wege. Günstiger ist eine gut sichtbare Fläche am Rand des Veranstaltungsraums,
die von Empfang, Bar oder Sitzbereich erreichbar ist, ohne dass eine Schlange
den Hauptverkehr kreuzt.
Eventteam und Location sollten am vorgesehenen Platz einmal gemeinsam
durchgehen:
- Bleibt vor der Kamera Platz für kleine Gruppen und eine kurze Wartelinie?
- Sind Fluchtwege, Türen und Servicebereiche uneingeschränkt frei?
- Liegt eine geeignete Steckdose in der Nähe?
- Lassen sich Kabel außerhalb der Laufwege oder unter einer stabilen
Abdeckung führen? - Ist der Hintergrund ruhig und ausreichend breit?
Die Deutsche Gesetzliche Unfallversicherung empfiehlt für Veranstaltungen,
Leitungen im Publikumsbereich zu schützen und Stolpergefahren zu vermeiden. Die
aktuelle
DGUV-Information zur Sicherheit bei Veranstaltungen
nennt unter anderem Kabelbrücken oder geeignete Abdeckungen. Eine provisorische
Lösung mit losem Klebeband ist in einem stark genutzten Laufweg kein sinnvoller
Ersatz.
Branding unterstützt den Anlass, nicht umgekehrt
Ein Logo auf dem Ausdruck oder ein Hintergrund in Unternehmensfarben kann
zu einem Jubiläum passen. Zu viele Claims, Hashtags und Produktbotschaften
lassen das Bild dagegen schnell wie Werbematerial wirken. Für eine interne
Feier genügen meist Logo, Eventname und Datum. Bei einer Kundenveranstaltung
kann eine zur Kampagne passende Gestaltung sinnvoll sein, sollte aber die
Gesichter nicht überlagern.
Ein Testausdruck vorab spart Ärger. Schrift und Kontrast wirken auf einem
kleinen Printformat anders als auf dem Monitor. Bei dieser Gelegenheit fallen
auch ein falsches Datum oder ein veraltetes Partnerlogo auf, bevor hunderte
Bilder damit ausgegeben werden.
Digital, Sofortdruck oder beides?
Ausdrucke funktionieren ohne weiteren Zugang und werden direkt
mitgenommen. Eine digitale Galerie erleichtert dagegen die gemeinsame Auswahl
nach dem Event. Bei einem größeren Firmenevent kann die Kombination sinnvoll
sein: ein Ausdruck als Erinnerung und eine geschützte Galerie für die
Teilnehmenden.
Für ein Angebot wie
Selfiekisten für Firmenevents
braucht der Anbieter Angaben zu Galerie-Zugang, Speicherdauer, Druckumfang und
Veranstaltungszeit. Eine lange Funktionsliste bringt wenig, wenn der Support
schon endet, bevor die Abendveranstaltung beginnt.
Vor dem ersten Foto sagen, wer es sehen kann
Beschäftigte und Gäste sollten erkennen können, wer für die Verarbeitung
der Aufnahmen verantwortlich ist, zu welchem Zweck sie erfolgt und wie lange
die Bilder gespeichert werden. Artikel 13 der Datenschutz-Grundverordnung
nennt Informationspflichten, wenn personenbezogene Daten erhoben werden. Der
amtliche Text ist bei
EUR-Lex zur Datenschutz-Grundverordnung
abrufbar.
Ein gut lesbarer Hinweis am Fotopunkt kann die wichtigsten Angaben nennen
und auf die ausführliche Datenschutzerklärung verweisen. Die Teilnahme bleibt
freiwillig. Aus der Bedienung der Fotobox folgt nicht automatisch, dass ein
Bild später im Intranet, auf der Website und in sozialen Netzwerken erscheinen
darf. Rechtsgrundlage und eventuell nötige Einwilligungen klärt das Unternehmen
im Zweifel mit seiner Datenschutzstelle.
Auch nach dem Abbau bleibt etwas zu tun
Am Veranstaltungstag sollte eine Person wissen, wer bei technischen Fragen
erreichbar ist und wie bei Papiermangel, Verbindungsproblemen oder einer
beschädigten Requisite vorzugehen ist. Nach dem Event braucht es ebenfalls
einen klaren Verantwortlichen. Diese Person prüft den Galerie-Zugang, entfernt
gegebenenfalls ungeeignete Aufnahmen und stellt sicher, dass vereinbarte
Löschfristen eingehalten werden.
- Zweck und gewünschte Ausgabe der Bilder festlegen.
- Standort mit Location, Sicherheitswegen und Gästefluss abstimmen.
- Branding als Testansicht oder Probedruck freigeben.
- Informationen zu Zugriff, Verwendung und Speicherdauer vorbereiten.
- Ansprechperson für Betrieb und Nachbereitung bestimmen.
Für die Gäste soll die Fotobox einfach bleiben: hinstellen, auslösen,
lachen. Die Arbeit steckt in den Absprachen davor und in der sauberen
Nachbereitung. Wenn beides geregelt ist, merkt man davon am Abend kaum etwas.
